転職活動

内定辞退は電話で伝えるべきなのか?どう伝えれば良いのか?

この記事はこんな人向け

内定辞退をしたいけどどう企業に連絡したらいいの?電話でいいの?

こんな疑問や不安にお答えしていきます。

結論から言えば電話で伝えてOKです。

ただし、気をつけるべき点もあるのできちんと押さえたうえで電話するようにしましょう。

以降、詳しく解説していきます。

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内定辞退は電話で伝えてOK

内定辞退を電話で伝える男性

内定辞退をするなら電話でつたえれば大丈夫です。

マナー講師の中にはきちんと手紙で伝えましょうなどと言う人もいますが、はっきり言ってだと失礼です。

何が失礼かというと企業に内定辞退したい意思が伝わるのが遅くなる点にあります。

企業からすれば見込んでいた採用枠が辞退によって埋まらなくなってしまうわけで、そうなると急いで新たな候補者を探さなくてはならなくなります。

手紙にしてしまうと、内定辞退を決めてから便箋や封筒を買いに行き、書いて、郵送して相手が読むまでにあまりに時間がかかり過ぎてしまいます。

企業への礼儀を重んじるのであれば、内定辞退を心に決めた時点からなるべくスピーディに伝えることを重視すべきであり、その点で電話が最も適した方法です。

ただし、企業の採用担当者も忙しい立場であり、いつでも電話がつながるわけではありません。

もし電話したタイミングで繋がらなければ、「いつなら繋がりそうか?」を電話をとってくれた人に聞いておくとスムーズです。

また、もしまる1日以上繋がらなさそうなら先にメールで内定辞退の旨を連絡しておき、その後電話をするのが良いです。

・誠意を伝える手段はメールより電話の方が良い

・電話が繋がらなければ取り急ぎメールをしておこう

内定辞退を伝える際のリスク

内定辞退のリスクを学ぶ男性

内定辞退を企業に伝える前に内定辞退をするリスクについても知っておきましょう。

最も多いケースとしては、内定辞退した企業との関係性が悪化して将来の仕事に支障が出る可能性があります。

「そんなまさか」と思われるかもしれませんが、そんなに珍しい話でもありません。

結局仕事は人間関係で成り立ってますので、最終的に自分が働くことになった企業が内定辞退した企業と付き合いがある場合には嫌がらせを受けるような場合もあります。

あるいは、他の会社に転職できないように業界内で自分の悪い噂をばら撒かれてしまうようなこともあります。

ほとんどの場合は内定辞退したくらいではそこまで大きなトラブルにはならないものの、可能性がゼロではないので知っておくと良いでしょう。

また、もし転職エージェントを利用して転職活動をしていた場合、内定辞退をしたことでそのエージェントとの関係が悪化する可能性もあります。

エージェントとの関係が悪化すると、将来再び転職をしようと思ってもそのエージェントからの信頼が失われてしまって転職活動のサポートを受けられなくなる可能性もゼロではありません。

辞退した企業にせよエージェントにせよ、どちらも単に辞退しただけでそこまで関係が悪化することはありませんが、注意したいのが内定承諾後に辞退する場合です。

企業から採用内定通知書(オファーレター)をもらい、それに対して入社しますと返答してしまうとその時点で雇用契約が成立します。

その後の辞退は一方的な契約破棄であり、企業やエージェントからの信頼を著しく損ねる行為なので注意が必要です。

・内定辞退した企業との関係が悪化し将来仕事に支障が出る

・転職エージェントとの関係が悪化し将来の転職に支障が出る

・内定承諾前の辞退なら大丈夫だが内定承諾後の辞退はトラブルの元

電話で内定辞退をする手順と伝え方

内定辞退の方法

実際に電話で内定辞退をどのように伝えれば良いのか紹介していきます。

まず、誰宛にかければ良いのかですが、エージェントを使っている場合であればエージェント宛に、企業への直接応募の場合には面接調整などでやりとりしていた人事担当者宛に電話しましょう。

また、電話する時間帯は企業の営業時間内にしましょう。

求職者からすれば転職活動はプライベートですが、企業にとって採用活動は仕事です。

業務時間外に電話をするのは失礼なので、事前に営業時間を調べておきましょう。

電話をかけて担当者につながったら、辞退をしたいこと、その理由、謝罪を順番に伝えるようにします。

具体的には以下のような伝え方になりますが、状況に応じて変えてみてください。(下は電話での口語的な表現になっているので、もしメールで伝える場合にはもう少し硬い文章にしましょう。)

御社の営業職ポジションで内定をいただいた田中太郎です。

お忙しい中、いきなりのご連絡で申し訳ありません。

大変申し上げにくいのですが、御社からいただいた内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

実は他社からも同じタイミングで内定をいただき、今回はそちらでお世話になることにいたしました。

せっかくご評価頂いたにもかかわらずこのようなご連絡となり本当に申し訳ありません。

もし他社への転職を決めたことを理由に辞退する可能性が事前にある程度わかっている場合には、選考が進んでいるタイミングで他社の選考も進んでいることを伝えておいた方が辞退するときに揉めずに済みます。

・それまでやり取りしていた担当者宛に電話をかける

・担当者が出たら謝罪と辞退理由をセットで伝える

内定辞退で注意すべき点

内定辞退連絡の際に注意すべきこと

内定辞退で注意すべきポイントがいくつかありますので、順番に説明していきます。

まずは辞退を伝えたときに企業から質問をされるケース。

内定の辞退理由にもよりますが、もし他の会社に転職することが辞退理由になる場合、おそらく辞退する企業は「どの会社?」「どんなポジション?」「年収いくらでオファーもらったの?」などと質問してくることも予想されます。

質問された場合、基本的には答える義務はありませんが、企業名が特定されない範囲であれば答えても特段問題ありません。

逆に企業名が特定できてしまうような情報は一切与えてはいけません。

辞退した企業の上層部が転職先の企業と関係がある場合、圧力をかけて内定を取り消すようなケースが実際にあるからです。

また、もし転職エージェントを使って応募している企業の内定を辞退する場合であれば、企業に直接連絡するのではなくエージェントに伝えるようにしましょう。

エージェント経由で応募している場合、入社前の手続きを除いては全てエージェント経由で行うのがマナーです。

企業に電話をした際、担当者に繋がらなくても伝言だけで要件を伝えてしまわないように注意しましょう。

必ずつながる時間を聞いておき、その時間帯に再び電話をして直接自分の口から伝えるようにします。

内定辞退は非常に重大な用件ですので、伝言で伝えるような内容ではありません。

さらに、それがもし内定承諾後の辞退の場合にはこちらから誠心誠意謝罪をしたとしても相手の怒りが治らない可能性も考慮しておきましょう。

内定辞退の連絡はなかなか気が進まないことだと思いますが、さっさと済ませてしまうことが自分の精神衛生上も企業の採用活動を助ける意味でも大事なことです。

内定辞退を決意したならできるだけ早く連絡するようにしましょう。

・入社先/転職先を聞かれても企業名が特定できる情報は与えないこと

・エージェントを使っている場合には企業ではなくエージェントに辞退連絡をすること

・企業の担当者が不在の時は伝言をお願いするのではなく、話せそうな時間帯を確認して再度かけ直す

・どれだけ誠心誠意謝罪しても相手の怒りが収まらないこともあると理解しておく

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