転職活動

上手な選考辞退の方法とは?メール文例やタイミングを解説

この記事はこんな人向け

応募中の企業の選考を辞退したい。できるだけ失礼の内容に選考を辞退する方法を知りたい!

こんなお悩みを解消していきます。

選考を辞退する場合には、できるだけ早く、電話かメールで辞退の旨を伝えることが重要です。

詳しくポイントを解説していきます。

伝えるタイミングはなるべく早くがベスト

選考辞退を伝えるタイミングのイメージ

選考を辞退する気持ちが固まったのなら、その連絡は一刻も早くするようにしましょう。

それが企業に対する最も誠意ある対応です。

企業は忙しい面接官の日程を調整し、面接のために時間を空けてくれているのです。

もしあなたが早く辞退の連絡をすれば、選考するはずだった時間で別の仕事もできますし、別の候補者の選考をすることもできるのです。

もし辞退を決めたのが早朝や夜など、企業の営業時間外ということであれば電話だと出られなかったり迷惑もかかるのでメールで送るのが良いでしょう。

選考当日に辞退するのはアリ?

選考当日に辞退するのは望ましくありません。

もし少しでも選考を進める意欲があるのなら選考を受けるようにしましょう。

当日のキャンセルは社会人として相手への配慮に欠ける行動です。

面接日程の調整をしてくれた人事採用担当者の顔に泥を塗ることになりますし、転職エージェント経由で応募している場合であればそのエージェントへも「なんでそんな人材を紹介したんだ!」とクレームが入るレベルです。

どうしても選考当日に辞退する必要がある場合には、早急に企業に電話をして誠心誠意謝罪するようにしましょう。

当日に辞退する場合にはメールでは見落とされる可能性があるため、必ず電話で伝えるようにします。

選考の辞退理由をどう伝えるか?

選考の辞退理由をなんと伝えるかによって相手の怒りや残念な気持ちもある程度フォローすることができるので、きちんと配慮したいところです。

選考を辞退する最も一般的な理由は「第一志望の会社から内定をもらい、そこで働くことに決めたから」というものです。

これは辞退の連絡をもらう企業にとっても納得できる理由です。

ただ、もし面接で「御社が第一志望です!」と強くアピールしていたにもかかわらずその理由を使ってしまうと「面接で嘘をついていた人物」となり、逆に印象はよくありませんので注意しましょう。

その他、辞退する理由としてよくあるのがそもそも転職活動辞退を中止することになったというもの。

今の会社で昇進・昇格したり、希望部署への異動の話がきたなど、転職する理由がなくなってしまった場合には選考を辞退する人が多いです。

また、企業側に非があるケースもあります。

一次面接で出てきた面接官の態度が悪く、その企業で働くイメージが持てなかった場合にはそれ以上選考を進めることが無意味なので辞退する方が建設的でしょう。

どのような手段で伝えるか?

選考辞退をメールで伝えるイメージ

選考の辞退を伝える手段としては主にメールか電話が一般的ですが、場合によっては手紙の方が良いこともあるでしょう。

具体的には、面接当日の辞退のような緊急性が高い場合には電話で伝えるべきです。

一方、一次面接もまだ終わっていないような段階での辞退で日程も当分先なのであればメールで十分です。

最後の手紙についてですが、これは社長など役職が上の人に対して送る際には誠意を伝える手段として有効です。

例えばよくしてくれるクライアントの社長などから直接「うちに来ないか?」と誘われており、何度が面談したりご飯に連れて行ってもらった上でそれをお断りするような場合は手紙にした方が良いでしょう。

ただし、一般的な転職活動の中では手紙は相手が受け取る前に時間を要するため基本的にはあまり使われることはありません。

電話での伝え方

もし電話で選考辞退を伝える場合には以下のようなイメージで伝えるようにしましょう。

(採用担当者宛に電話)

●●と申しますが、採用担当者の○○様におつなぎいただけますでしょうか。

(採用担当者につながる)

お世話になっております。私、〜月〜日に面接いただくことになっている●●と申します。

大変申し上げにくいのですが御社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

実は、先に選考が進んでいた他社から内定をいただきまして、そちらに転職することに決めました。

せっかく日程調整をしていただいたのに申し訳ございません。

ここまで伝えれば、後は相手が「そうですか〜、残念ですが仕方ありませんね。わかりました。」という感じで承ってくれるはずです。

メール文例

選考辞退をメールで伝える場合には以下のように送れば大丈夫です。

●●株式会社

人事部採用担当

●●様

お世話になっております。

〜月〜日〜時から面接をしていただく予定の●●と申します。

本日は貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

辞退の理由といたしましては、他社から先に内定をいただくことができ、そのオファーをお受けすることにしたためです。

●●様には選考の日程調整をしていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

●●(自分の氏名)

まとめ

選考を辞退する際には、最優先すべきはスピードです。

辞退することを決めたらすぐに企業に連絡をするようにしましょう。

もし転職エージェント経由で応募しているのであれば、担当のキャリアアドバイザーに辞退することを連絡すればOKです。

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